Back Office (Mağaza Arka Ofis Yazılımı) Nedir?
Back office, mağazanın kasa dışındaki işlerini yürüten arka ofis yazılımıdır; mal kabul, sipariş, sayım, fiyat etiketi, personel, kasa kapanışı ve raporlama gibi süreçler bu sistem üzerinden yönetilir.
Müşterinin gördüğü kasa ekranının arkasında, mağaza müdürünün ve depo sorumlusunun gün boyu kullandığı ikinci bir sistem vardır. Bu sisteme back office, yani mağaza arka ofis yazılımı denir. Mal kabul, şube siparişi, mağazalar arası transfer, sayım, fire kaydı, fiyat ve etiket basımı, kasa kapanışı, personel vardiyası ve günlük raporlar bu yazılım üzerinden yürür. Market, giyim, elektronik ve eczane zincirleri, merkezdeki ERP ile mağazadaki kasa arasındaki köprü olarak bu yazılımı kullanır. Küçük işletmelerde aynı işlev barkod programlarının içinde yer alır.
Back office nasıl çalışır?
Back office, merkezden gelen ürün, fiyat ve kampanya verilerini alır ve mağazanın kasa sistemine dağıtır. Aynı zamanda mağazada oluşan satış, stok hareketi ve kasa verilerini toplayıp merkeze iletir. Mal kabulde sevk irsaliyesi okutulur, eksik ve fazla ürünler işaretlenir, stok güncellenir. Sayım yapılırken el terminallerinden gelen veriler back office'te birleştirilir.
Modern sistemlerin çoğu bulut tabanlıdır ve tablet ya da el terminalinden kullanılabilir. Mağaza müdürü günlük satış, hedef gerçekleşme, kayıp ve stok uyarılarını aynı ekranda görür. Bu yapı, müdürün masada değil satış alanında daha fazla zaman geçirmesini amaçlar.
Perakendede back office örneği
Örneğin 80 mağazalı bir giyim zinciri, eski masaüstü arka ofis programından mobil tabanlı bir sisteme geçiyor. Mağaza çalışanları mal kabulü depoda el terminaliyle yapıyor, transfer talepleri ekranda onaylanıyor. Varsayımsal olarak mağaza müdürlerinin rapor hazırlamaya ayırdığı süre azalıyor ve sevkiyat farkları aynı gün merkeze bildirilebiliyor.
Back office için dikkat edilmesi gerekenler
- Merkez sistemleriyle veri aktarımı gecikirse mağazada yanlış fiyat ve stok bilgisi kullanılır.
- Kullanıcı yetkileri görev bazında tanımlanmalı, fiyat ve stok düzeltme gibi hassas işlemler sınırlandırılmalıdır.
- İnternet kesintisinde temel işlemlerin çevrimdışı devam edebilmesi gerekir.
- Yeni sisteme geçişte mağaza ekiplerinin eğitimi ve pilot mağaza süreci planlanmalıdır.
İlgili terimler
Back office ile ilişkili kavramlar arasında ERP, mal kabul, POS, el terminali ve görev yönetimi yer alır. Mağaza teknolojilerindeki gelişmeler dijital dönüşüm ve omnichannel sayfasında izlenebilir.
Son güncelleme: · Kaynak: Perakende Sektörü Perakende Terimleri Sözlüğü
Alıntılarken kaynak gösterin: "Back Office (Mağaza Arka Ofis Yazılımı) nedir?", Perakende Sözlüğü, Perakende Sektörü — https://perakendesektoru.com/sozluk/back-office-magaza-arka-ofis-yazilimi-nedir/