Perakende Sektörü

Olay Tutanağı (Incident Report) Nedir?

Olay tutanağı, mağazada yaşanan hırsızlık, kaza, müşteri yaralanması, ürün hasarı ya da çalışan uygunsuzluğu gibi olayların ne zaman, nerede ve nasıl olduğunu tanıklarla birlikte kayda geçiren belgedir.

Olay Tutanağı (Incident Report)

Mağazada bir müşteri ıslak zeminde kaydığında ya da bir hırsızlık girişimi yaşandığında, olayın ayrıntıları birkaç gün içinde unutulur. Olay tutanağı (incident report), olayı olduğu gibi, yaşandığı anda yazılı hale getiren belgedir. Tarih ve saat, yer, olayın kısa anlatımı, ilgili kişiler, tanıklar, yapılan müdahale ve varsa kamera kaydı bilgisi tutanağa yazılır. Market, giyim, elektronik ve AVM mağazalarında mağaza müdürü, güvenlik görevlisi ya da vardiya sorumlusu tarafından düzenlenir. Tutanak, kayıp önleme, sigorta, iş sağlığı ve güvenliği ve hukuki süreçlerde ilk başvurulan kayıttır.

Olay tutanağı nasıl çalışır?

Zincirler genellikle standart bir tutanak formu kullanır. Olayı gören ya da olaya müdahale eden personel formu doldurur, tanıklar ve sorumlu yönetici imzalar. Dijital sistemlerde form mobil cihazdan doldurulur, fotoğraf eklenir ve bölge müdürüne, güvenlik birimine ya da iş güvenliği uzmanına otomatik iletilir.

Tutanakta görüş ve yorum değil, gözlenen olgular yer alır. "Müşteri hırsızlık yaptı" yerine "müşterinin ödeme yapmadan ürünle kasa hattını geçtiği görüldü" gibi bir anlatım tercih edilir. Kamera kaydı varsa saklanma süresi dolmadan kopyası alınır.

Perakendede olay tutanağı örneği

Varsayımsal bir örnek: Bir süpermarkette bir müşteri temizlik sonrası uyarı levhası konmamış bir koridorda kayarak düşüyor. Vardiya sorumlusu ilk yardımı sağlıyor, olay yerinin fotoğrafını çekiyor, iki tanığın adını alıyor ve tutanağı imzalatıyor. Kamera kaydının kopyası saklanıyor. Mağaza, tutanaktaki bilgiye dayanarak temizlik prosedürünü güncelliyor ve sigorta sürecini başlatıyor.

Olay tutanağı için dikkat edilmesi gerekenler

  • Tutanak olaydan hemen sonra düzenlenmeli, gecikme bilgi kaybına yol açar.
  • Kişisel veriler içeren tutanaklar sınırlı erişimle saklanmalı, kişisel verilerin korunmasına ilişkin güncel kurallara uyulmalıdır.
  • Kişiler hakkında suçlayıcı ifadeler yerine gözlenen olgular yazılmalıdır.
  • Tutanaklar düzenli analiz edilmeli, tekrar eden olaylar için önleyici tedbir alınmalıdır.

İlgili terimler

Olay tutanağıyla ilişkili kavramlar arasında mağaza hırsızlığı, mağaza güvenlik görevlisi, video analitiği ve KVKK yer alır. Mağaza deneyimine dair haberler müşteri ve mağaza deneyimi sayfasında.

Son güncelleme: · Kaynak: Perakende Sektörü Perakende Terimleri Sözlüğü

Alıntılarken kaynak gösterin: "Olay Tutanağı (Incident Report) nedir?", Perakende Sözlüğü, Perakende Sektörü — https://perakendesektoru.com/sozluk/olay-tutanagi-incident-report-nedir/

O harfiyle başlayan diğer terimler