İmha Tutanağı (Zayi Ürün) Nedir?

İmha tutanağı, son kullanma tarihi geçen, bozulan ya da hasar gören ve satılamayacak hale gelen ürünlerin imha edildiğini tarih, miktar ve nedeniyle belgeleyen resmî kayıttır.

Bir market deposunda tarihi geçmiş yoğurtlar ya da kırılmış kavanozlar çöpe atılmadan önce kayda geçmelidir. İmha tutanağı, satılamaz hale gelen, yani zayi olan ürünlerin hangi tarihte, hangi miktarda ve hangi nedenle imha edildiğini gösteren belgedir. Bu belge hem stok kayıtlarının düzeltilmesi hem de vergi açısından kaybın açıklanabilmesi için gereklidir. Gıda, kozmetik, ilaç dışı sağlık ürünleri ve elektronik gibi pek çok perakende kategorisinde düzenli olarak kullanılır.

İmha tutanağı nasıl çalışır?

Mağaza ya da depo imha edilecek ürünleri ayırır, ürün kodu, miktar ve birim maliyet ile listeler. Tutanakta imha nedeni, yöntemi ve imhaya katılanların imzası bulunur. Bazı durumlarda imhanın resmî bir görevli ya da noter gibi tarafsız bir kişi huzurunda yapılması veya lisanslı bir atık firmasına teslim edilmesi gerekir.

Tutanak muhasebeye iletilir ve stok kayıtlarından düşülür. Vergi tarafında zayi olan malların gider yazılması ve bu mallar için daha önce indirilen KDV'nin durumu mevzuata göre belirlenir. Bu ayrıntılar karmaşık olduğu için uygulama mali müşavir ile birlikte yürütülmelidir. Tedarikçi kaynaklı hasarlarda tutanak, fire bedeli veya iade süreçlerinde de kanıt olarak kullanılır.

Perakendede imha tutanağı örneği

Varsayımsal bir örnek: Bir süpermarket ayda bir kez soğuk depoda biriken tarihi geçmiş süt ürünlerini imha ediyor. Bu ay 240 kalem ürün listeleniyor; tutanağa ürün kodları, miktarlar ve son kullanma tarihleri yazılıyor. İmha lisanslı bir atık firması tarafından yapılıyor ve firmanın teslim belgesi tutanağa ekleniyor. Muhasebe ekibi stok düşümünü yapıp toplam kaybı kategori raporuna yansıtıyor.

İmha tutanağı için dikkat edilmesi gerekenler

• Tutanak ile fiziki imha arasında tutarlılık olmalı, listede olup imha edilmeyen ürün stok kaybını gizler.
• Gıda atıkları ile ambalaj atıkları mümkünse ayrılmalı ve uygun atık firmalarına verilmelidir.
• Bağışlanabilecek nitelikteki ürünler imha yerine gıda bankacılığı yoluyla değerlendirilebilir.
• Tekrarlayan yüksek imha miktarları sipariş ve raf yönetimindeki sorunların işaretidir.

İlgili terimler

İmha tutanağıyla bağlantılı kavramlar arasında shrinkage, gıda bankacılığı, gün sonu indirimi ve stok değer düşüklüğü karşılığı yer alır. Perakende mevzuatına dair analizler için özel analizler bölümüne göz atabilirsiniz.

Son güncelleme: 18 Ekim 2026 · Kaynak: Perakende Sektörü Perakende Terimleri Sözlüğü