e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara, özellikle nihai tüketicilere, elektronik ortamda düzenlenen ve alıcıya elektronik olarak ya da kâğıt çıktı halinde iletilen faturadır.
Bir müşteri online mağazadan alışveriş yaptığında e-posta kutusuna düşen fatura, büyük olasılıkla bir e-Arşiv faturadır. e-Fatura yalnızca sisteme kayıtlı mükellefler arasında kullanılabildiği için, tüketicilere ya da sisteme kayıtlı olmayan işletmelere kesilen faturalar için Gelir İdaresi Başkanlığı e-Arşiv uygulamasını geliştirmiştir. Satıcı faturayı elektronik ortamda oluşturur ve saklar, bilgileri belirlenen periyotlarda GİB'e raporlar. Özellikle e-ticaret yapan işletmeler için bu uygulama günlük operasyonun bir parçasıdır.
e-Arşiv fatura nasıl çalışır?
Fatura, e-Fatura ile aynı standart formatta hazırlanır ve mali mühür ya da elektronik imzayla imzalanır. Alıcıya iletim iki yolla olur. Elektronik iletimde fatura e-posta ya da SMS bağlantısı ile gönderilir. Kâğıt iletimde ise faturanın çıktısı ürünle birlikte verilir; bu çıktı da elektronik faturanın bir görüntüsüdür.
Satıcı, e-Fatura mükellefi olan bir alıcıya e-Arşiv fatura kesemez. Bu nedenle fatura kesilmeden önce alıcının vergi numarası üzerinden sisteme kayıtlı olup olmadığı sorgulanır. İnternet satışlarında faturada satışın internetten yapıldığına dair bilgiler ve ödeme ile gönderim bilgileri yer alır. Hangi mükelleflerin e-Arşiv'e geçmek zorunda olduğu, ciro ve faaliyet kriterlerine bağlıdır ve güncel düzenlemeler GİB duyurularından izlenmelidir.
Perakendede e-Arşiv fatura örneği
Varsayımsal olarak bir kozmetik markasının web sitesinden günde 2.000 sipariş geliyor. Sipariş onaylandığında sipariş yönetim sistemi fatura bilgisini özel entegratöre iletiyor, entegratör e-Arşiv faturayı oluşturup müşterinin e-posta adresine gönderiyor. Kurumsal bir müşteri vergi numarasıyla sipariş verdiğinde sistem önce alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorguluyor ve buna göre doğru fatura türünü seçiyor.
e-Arşiv fatura için dikkat edilmesi gerekenler
- Fatura kesmeden önce alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını otomatik sorgulayan bir kontrol kurun.
- İade ve iptal süreçlerinde düzenlenecek belgeleri mali müşavirinizle netleştirin.
- Müşteriye iletilen fatura bağlantılarının erişilebilir ve doğru olduğunu düzenli test edin.
İlgili terimler
e-Arşiv faturayla bağlantılı terimler arasında e-Fatura, dijital fiş, mesafeli satış sözleşmesi ve e-ticaret altyapısı bulunur. Dijital ticaretteki gelişmeleri dijital perakende sayfasında izleyebilirsiniz.
Son güncelleme: · Kaynak: Perakende Sektörü Perakende Terimleri Sözlüğü