e-Fatura Nedir?
e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine kayıtlı mükellefler arasında, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip olarak elektronik ortamda düzenlenen, iletilen ve saklanan faturadır.
Tedarikçiden perakendeciye, perakendeciden kurumsal müşteriye kesilen faturaların büyük kısmı artık kâğıtta değil, elektronik ortamda dolaşıyor. e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) yürüttüğü ve faturanın standart bir elektronik formatta düzenlenip GİB altyapısı üzerinden alıcıya iletildiği uygulamadır. Uygulama yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında geçerlidir. Alıcı sisteme kayıtlı değilse, örneğin bir tüketiciyse, e-Arşiv fatura düzenlenir. Hangi mükelleflerin sisteme geçmek zorunda olduğu ciro ve sektör kriterlerine göre GİB tarafından belirlenir.
e-Fatura nasıl çalışır?
e-Fatura, UBL-TR adı verilen standart bir XML formatında oluşturulur ve mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanır. Mükellef sisteme üç yoldan bağlanabilir: GİB'in ücretsiz portalı, yetkili özel entegratörler ya da kendi bilgi işlem sistemiyle doğrudan entegrasyon. Büyük perakendeciler genellikle ERP sistemlerini özel entegratörler aracılığıyla bağlar.
İki temel senaryo bulunur. Temel faturada alıcı faturayı kabul ya da reddetme imkânına sahip değildir; itirazlar sistem dışında yürütülür. Ticari faturada ise alıcı, sistem üzerinden belirli süre içinde kabul ya da red yanıtı verebilir. Faturalar elektronik ortamda saklanır ve mevzuattaki saklama süreleri boyunca ibraz edilebilir durumda tutulmalıdır. Zorunluluk kapsamı ve süreler zaman zaman güncellendiği için güncel bilgiler GİB duyurularından takip edilmelidir.
Perakendede e-Fatura örneği
Varsayımsal olarak 200 mağazalı bir zincir, ayda binlerce tedarikçi faturası alıyor. e-Fatura öncesinde kâğıt faturalar mağazalardan merkeze kargo ile gönderiliyor, elle sisteme giriliyor ve aylarca arşivde tutuluyordu. e-Faturaya geçişle birlikte faturalar ERP sistemine otomatik düşüyor, sistem faturayı sipariş ve mal kabul kaydıyla eşleştiriyor. Fiyat farkı olan faturalar onaya düşüyor, diğerleri doğrudan ödeme planına alınıyor.
e-Fatura için dikkat edilmesi gerekenler
- Fatura üzerindeki alıcı bilgilerini, özellikle vergi numarası ve adresi, ana veri sisteminde doğru tutun.
- Özel entegratör seçerken sistem sürekliliği, yedekleme ve destek koşullarını sözleşmeye bağlayın.
- Fatura ile sipariş ve mal kabul kayıtlarını otomatik eşleştiren kontroller kurun.
- Zorunluluk kapsamı ve süre değişikliklerini GİB duyurularından düzenli takip edin.
İlgili terimler
e-Faturayla ilgili terimler arasında e-İrsaliye, ERP, EDI ve KDV yer alır. Dijital perakendedeki gelişmeleri dijital perakende kategorisinde takip edebilirsiniz.
Son güncelleme: · Kaynak: Perakende Sektörü Perakende Terimleri Sözlüğü