EKÜ (Elektronik Kayıt Ünitesi) Nedir?
EKÜ, yazar kasa ve yeni nesil ödeme kaydedici cihazlarda kesilen her fişin elektronik kopyasını saklayan, mali denetimde başvurulan ve dolduğunda yetkili servis tarafından değiştirilen kayıt birimidir.
Bir market kasasından çıkan her fişin kâğıt kopyası müşteride kalır, elektronik kopyası ise cihazın içindeki EKÜ yani elektronik kayıt ünitesinde saklanır. EKÜ, ödeme kaydedici cihazlarda fiş içeriklerini değiştirilemeyecek biçimde tutan bir hafıza birimidir. Eski tip yazar kasalarda kâğıt rulo şeklindeki "levha" kayıtlarının yerini almıştır. Mağaza müdürleri, muhasebe ekipleri ve mali müşavirler için EKÜ, geçmiş bir fişin aslına başvurulması gereken durumlarda temel kayıttır. Türkiye'de yeni nesil ÖKC kullanan tüm perakende işletmelerinde bulunur.
EKÜ nasıl çalışır?
Kasada kesilen her satış fişi, iptal ve Z raporu kaydı EKÜ'ye sıralı olarak yazılır. Bu kayıtlar sonradan silinemez ya da düzeltilemez. Yetkili kişiler ve denetim elemanları, cihaz menüsünden ya da servis aracılığıyla geçmiş fişleri tarih veya numaraya göre sorgulayabilir.
EKÜ'nün kapasitesi sınırlıdır. Dolmaya yaklaştığında cihaz uyarı verir. Değişim, cihazın yetkili servisi tarafından yapılır, eski ünite ise mevzuatta öngörülen süre boyunca saklanır. Yeni nesil cihazlarda veriler aynı zamanda Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine elektronik olarak iletildiği için EKÜ hem yerel arşiv hem de güvenlik katmanı işlevi görür. Saklama süreleri ve değişim prosedürleri için güncel mevzuat ve GİB duyuruları esas alınmalıdır.
Perakendede EKÜ örneği
Varsayımsal bir örnek: Bir müşteri, iki ay önce aldığı bir ürün için kaybettiği fişin kopyasını istiyor. Mağaza müdürü yaklaşık tarih ve saat bilgisiyle cihaz menüsünden EKÜ sorgusu yapıyor ve fişin içeriğini doğruluyor. Aynı mağazada yoğun dönem öncesi EKÜ doluluk uyarısı geldiği için servis randevusu sezondan önce alınıyor.
EKÜ için dikkat edilmesi gerekenler
- EKÜ doluluk uyarıları göz ardı edilmemeli, değişim yoğun satış dönemine bırakılmamalıdır.
- EKÜ değişimi ve sökümü yalnızca yetkili servis tarafından yapılmalıdır.
- Sökülen EKÜ'ler düzenli ve etiketli biçimde, mevzuattaki saklama süresi boyunca muhafaza edilmelidir.
- Cihaz arızasında EKÜ kayıtlarının durumunu servis raporuyla belgelemek denetimde işi kolaylaştırır.
İlgili terimler
EKÜ ile birlikte bilinmesi gereken kavramlar arasında mali hafıza, X raporu, fiş verme zorunluluğu ve GMP-3 bulunur. Kasa teknolojilerindeki gelişmeler ödeme sistemleri sayfasında izlenebilir.
Son güncelleme: · Kaynak: Perakende Sektörü Perakende Terimleri Sözlüğü
Alıntılarken kaynak gösterin: "EKÜ (Elektronik Kayıt Ünitesi) nedir?", Perakende Sözlüğü, Perakende Sektörü — https://perakendesektoru.com/sozluk/eku-elektronik-kayit-unitesi-nedir/